User Name

Password

Info New or Forgotten?

Privacy Policy Tennisvereniging HBC

Tennisvereniging HBC  hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoons-gegevens. Tennisvereniging HBC houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Policy;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is. Zo moeten alle leden die toegang hebben tot uw persoonsgegevens een geheimhoudingsverklaring tekenen;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Geen persoonsgegevens verstrekken aan derden voor marketing doeleinden;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Tennisvereniging  HBC zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacy Policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
 

Verwerking van persoonsgegevens van leden 
Persoonsgegevens van leden worden door Tennisvereniging HBC verwerkt en opgeslagen o.a. ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het administratief verzorgen van het lidmaatschap;
  • Het incasseren van contributies, trainingsgelden etc. ;
  • Het informeren van leden via e-mail en Green-Spot
  • Het aanmelden bij de KNLTB;
  • Het organiseren van  competities,  toernooien en evenementen;
  • Het organiseren van vrijwilligerswerk.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
Het inschrijvingsformulier en/of reeds bekende gegevens bij de ledenadministratie en toernooi inschrijvingen.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Tennisvereniging HBC  de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam: voorletters, roepnaam, tussenvoegsel en achternaam
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Pasfoto (t.b.v. KNLTB pasje)
  • Adres: straatnaam, huisnummer, postcode en woonplaats
  • E-mailadressen
  • Telefoonnummer (vast en mobiel)
  • Factuuradres
  • KNLTB gegevens : bondsnummer, speelsterkte en rating
  • Incasso machtiging: mandaat, bankrekeningnummer (IBAN) en rekeninghouder

Welke persoonsgegevens staan nog op het openbare gedeelte van de verenigingswebsite/app?       
De voor- en achternaam, speelsterkte en KNLTB nummer kunnen worden genoemd op overzichten van toernooien, competities, evenementen en clubladder
Alle andere overzichten (zoals schema’s voor bardiensten en ander vrijwilligerswerk etc.)  zijn te vinden nadat u ingelogd bent op de verenigingswebsite/app. Tenzij de leden expliciet hebben aangegeven dat de gegevens ook zichtbaar mogen zijn voor het inloggen.

Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft zullen wij uitsluitend aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. 

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkers-overeenkomst hebben afgesloten, met uitzondering van de KNLTB. (Wij zijn verplicht uw gegevens aan de KNLTB door te geven voor het  verkrijgen van het lidmaatschap van de bond. U kunt bij de KNLTB via hun website aangeven dat zij uw gegevens niet doorgeven t.b.v. commerciële doeleinden) . 

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken in een verwerkers-overeenkomst om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Foto/Video
Foto’s en video’s van bijvoorbeeld toernooien en evenementen, die gemaakt zijn na 25 mei 2018, mogen alleen met toestemming (mondeling) van de betrokkene(n) worden geplaatst op de verenigingswebsite/app, in de Green-Spot en op Facebook pagina’s die beheerd worden door Tennisvereniging HBC.

Bewaartermijn
Tennisvereniging HBC bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging persoonsgegevens 
De Vereniging treft passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

Rechten omtrent uw gegevens 
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Indien wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Het verwijderen van uw persoonsgegevens, dan wel het intrekken van uw toestemming, kan in dat geval wel gevolgen hebben voor uw lidmaatschap. 

Links naar andere websites
De website van Tennisvereniging HBC kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacy Policy is alleen van toepassing op de website van de Vereniging. Andere websites kunnen hun eigen privacybeleid hanteren. De Vereniging raadt u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen. 

Wijziging van de Privacy Policy
De Tennisvereniging HBC past haar Privacy Policy van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de verenigingswebsite zal steeds de meest recente versie van onze Privacy Policy worden opgenomen.  Wij raden u dan ook aan de Privacy Policy regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zullen wij er alles aan doen u per e-mail en via de websites te informeren.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Klachten met betrekking tot het verwerken van uw persoonsgegevens door de KNLTB, dienen in eerste instantie  bij de KNLTB gemeld te worden. 

Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Policy nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!  Dit kan ook bij de functionaris gegevensbescherming Ruud de Groot via email: tvhbcprivacy@gmail.com 

Contactgegevens
Tennisvereniging HBC
Ringvaartlaan 2,
2103 XW Heemstede
secretariaat@tvhbc.nl

 

versie mei 2018